Наверняка вы не раз замечали, что день прошел, а ничего толком так и не сделали. Работу, которую можно было выполнить за час, растянулась на полдня, плюс есть еще куча дел, на которые никогда нет времени и желания. Если вам это знакомо, но хочется работать более эффективно, нужно научиться управлять своим временем. Это позволит вам успевать и работать, и жить!
Как управлять своим временем?
Перенесите свой рабочий день на бумагу. Пишите туда все до мелочей. Записывайте время, потраченное на: телефонный звонок, проверку почты, перекур, разговоры с коллегами по работе. Абсолютно все. Кроме того, ярким цветом выделите, какие дела у вас были запланированы, какова степень их важности. Выберите сами шкалу (желательно 1-4). Это расписание поможет увидеть вам, сколько времени вы тратите впустую.
Почему люди тратят время впустую?
1. Беспорядок на рабочем месте. Сколько вам нужно времени, чтобы найти нужную вещь на столе? Сколько ненужных бумаг лежит на вашем столе? А сколько нужных бумаг лежит не на своем месте? Сколько раз вы теряли важный документ? В итоге – проблемы и безвозвратная трата времени. Запишите все эти минутки поиска нужной вещи и сложите их за неделю. Много?
2. Время на встречи. Назначена встреча на 10 часов, а начинается как обычно в 11... и вы час теряете. Или же вас пригласили на встречу, где вам пришлось просидеть 4 часа, а ваш доклад занимал 7 минут…Цените и свое время, и чужое. Сами приходите вовремя на встречи, и других заставляйте.
3. Уменьшайте число незапланированных телефонных звонков до минимума. Записывайте все, что хотите сказать абоненту, когда планируете звонок. Так вы снизите время на перезвание, если забыли что-то сказать. Сначала будете записывать, а потом попросту не забывать.
4. Вас прерывают во время работы? А потом вы отвлекаетесь и снова теряете время.
5. Не откладывайте на потом. Проверено, что потом не сделаете. Научитесь говорить себе: я сделаю это сегодня.
6. Не читайте бесполезную почту, газеты, брошюры. В это время вы можете сделать более важные дела.
7. Кризисы. День за днем нет настроения что-либо делать. Действительно ли это так? Обдумайте, чем вызваны эти кризисы, может, и нет причины для потери активности. И не забывайте делать перерывы для восстановления сил. Может, от вас именно этого ждет организм.
8. Делайте столько, сколько можете. Умейте говорить «нет», когда это необходимо. Всем не поможешь.
9. Оценивайте всю свою работу. Не зацикливайтесь на одном проекте, если остальные еще нетронуты. Иначе они все могут остаться не сделанными.
10. Делайте сначала неприятные дела, прежде чем переходить к приятным
Будьте настойчивы в своем желании управлять временем. Живите по запланированному графику и не давайте никому тратить ваше время.