Всем нам требуется дополнительное время. Но где его взять? Ответ – довести свою эффективность до предела. Взглянем правде в глаза: одним из наиболее ценных товаров в жизни любого занятого человека является время. И не важно, насколько нам бы этого хотелось, включать дополнительные часы в сутки современная наука пока не научилась. Поэтому миф о 25-часовом дне в обозримом будущем так и останется мифом. Так как же мы можем растянуть время при том, что общее количество часов для всех одинаково? Эффективность. Коротко говоря, мы не можем создать себе дополнительное время, но мы сможем повысить эффективность того ограниченного времени, которое имеется у нас в распоряжении.

Вот как можно этого добиться:

1. Устанавливайте для себя цели на каждый день

Один из лучших способов повысить свою эффективность – это ежедневно ставить для себя цели. Каждое утро перед началом рабочего дня составляйте список задач, которые вы хотели бы или должны выполнить за рабочее время. Упорядочите их в порядке приоритетности. В зависимости от того, сколько у вас займет каждая задача, в вашем списке может содержаться как две задачи, так и десяток. После составления используйте список как справочное руководство, чтобы помочь себе сконцентрироваться в течение дня, двигаясь к выполнению своих задач. Держите список на виду в легкодоступном месте на своем рабочем столе как постоянное напоминание о задачах, которые вы хотите выполнить за каждый отдельный день. По мере достижения каждой своей заранее установленной цели вычеркивайте их из списка. Если вам не удастся добиться определенной цели, перенесите ее на следующий день. Подобная простая постановка и контроль повседневных задач невероятно эффективны для повышения вашей производительности.

2. Делегируйте обязанности

Если ваше положение позволяет вам делегировать обязанности, так и поступайте. Слишком часто нас связывает убеждение, что только мы способны выполнить определенное задание или выполнить его успешно. На протяжении всей своей карьеры я особенно часто страдал от этого ошибочного убеждения. На определенном этапе я самостоятельно печатал все свои письма, несмотря на то, что у меня была секретарша, в чьи обязанности входило делать это за меня. Тогда я думал, что у меня займет больше времени разъяснить ей, что должно быть включено в письмо, чем самому его написать, как я и поступал.

Искусство делегирования полномочий приходит со временем, но его стоит постараться изучить каждому. Сознание того, что выполнение задачи не может быть передано другому человеку говорить больше о желании держать все под контролем, чем о действительной невозможности делегирования. Зачем тратить два часа на работу, если вы можете за десять минут составить подробные инструкции и передать проект на исполнение другому человеку? Соответственно, если у вас имеется работник, которому вы можете передать часть своих обязанностей, научитесь, как этого добиваться, и доведите этот навык до совершенства.

3. Позволяйте телефону звонить. Оставляйте электронную почту без ответа

Вы с головой погружены в решение проблемы, связанной с выполнением одной из поставленных на сегодняшний день задач. Звонит телефон. Вы отвечаете. На другом конце ваш собеседник хочет обсудить важный вопрос, но не связанный с рассматриваемой проблемой. Разговор длится всего три минуты и завершается. Однако, когда вы возвращаетесь к прерванной работе, вам нужно привести мысли в порядок, вспомнить, на чем вы закончили, и наконец вернуться к своим делам.

Не думайте, что этот быстрый телефонный разговор стоил вам всего три минуты отвлеченного внимания. Он стоил вам потери концентрации, трех минут и, наконец, того времени, которое вы потратили, вспоминая, на чем вы закончили, и перенастраиваясь на конкретный проект, которым вы занимались до того, как вас перебили. В общем и целом, этот трехминутный звонок в зависимости от сложности затронутых в нем проблем мог стоить вам шести, семи, даже десяти минут!

Если ваша работа это позволяет, сохраняйте концентрацию. Выключите телефон или понизьте громкость звонка, чтобы он вас не отвлекал, или просто не отвечайте на звонок, если имя звонящего на определителе номера не связано со срочными проблемами. Вы удивитесь, насколько вы сможете повысить свою эффективность, просто позволяя абонентам оставить голосовое сообщение, а затем отвечая на них все в конце дня.

Однако не стоит на этом останавливаться. Ту же политику можно применять и к электронной почте. Письма, которые требуют срочного прочтения и немедленного ответа, можно пересчитать по пальцам. Так оставьте почту без внимания. Дайте ей подождать. Она никуда не исчезнет, пока вы будете заниматься своей работой. Как и в случае со звонками, просто выделите время в течение дня или двух, если вам того захочется, чтобы отвечать на свою электронную почту. Повторяю, отметая подобные постоянные помехи, вы на порядок повысите эффективность выполнения задач из своего списка.

4. Закрывайте свою дверь

Телефонные звонки и электронная почта – не единственные помехи в современной офисной жизни. Сотрудники тоже могут уронить вашу эффективность. В прошлом, когда я работал в крупной юридической фирме в Вашингтоне, округ Колумбия, мне постоянно требовалось обращаться к одному из ведущих партнеров в его большом угловом офисе. Каждый раз, практически без исключений, когда я входил в его офис, он вздыхал, закатывал глаза и рычал: «Да, что тебе нужно?» В первый год работы в этой фирме я списывал этот факт на его склочный характер и садистское наслаждение от унижения других людей, другими словами, на его профессию адвоката. Но однажды я остановился в холле напротив его офиса, и до меня дошло, почему он постоянно был раздражен. Я был далеко не единственным сотрудником, который постоянно требовал внимания от высокого начальства. Пока я стоял в коридоре и разговаривал с другими юристами, я стал свидетелем самой настоящей процессии из младших партнеров, вваливающихся в его офис, чтобы задать ему вопрос или попросить принять решение. Не удивительно, что он так расстраивался каждый раз, когда я заходил к нему. Хоть я этого и не знал, за две минуты до меня у него был другой посетитель, также как и за пять минут до этого. Наверняка, если у него в распоряжении бывало семь минут подряд, когда он мог бы подумать над своими делами, бедняга считал, что день сложился удачно.

С какой целью я рассказал эту историю? Если у вас есть такая возможность, иногда вам следует просто закрыть свою дверь. Если ваше рабочее место находится в открытом пространстве, вывесите соответствующий знак. Политика открытых дверей великолепна в теории, но она часто приводит к прискорбному подрыву эффективности. Не стесняйтесь закрывать свою дверь и вежливо давать людям знать, что это время вы посвятите собственной эффективности. Если им нужно с вами поговорить, они могут вернуться позднее; еще лучше будет установить ежедневные заранее назначенные периоды, когда вы сможете уделить им свое безраздельное внимание. Устранив постоянные помехи, вы сможете придерживаться своей задачи и, следовательно, эффективно переходить от одной насущной задачи к другой.

5. Facebook, Twitter и система мгновенных сообщений

Тайные убийцы времени. Скажем, вы проводите в Facebook по 10 минут в день. Для большинства из нас это предельно скромный расчет. Скажем, также вы пользуетесь Twitter. Отведем на него еще 10 минут. Кстати говоря, отправляли ли вы мгновенные сообщения своим друзьям в течение сегодняшнего рабочего дня? Да ладно вам, я знаю, что отправляли. Возможно, ваш муж или жена хотели поделиться смешной историей, или Мадонна только что объявила о датах проведения последних концертов, и все только об этом и говорят. Еще десять минут. Так сколько вы потратили времени? Десять минут? Двадцать? Тридцать? Вот и нет. Эта цифра ближе к 130 часам. Более трех 40-часовых рабочих недель.

Не верите? Вы, наверное, не можете понять, о чем я веду речь.

Все просто. Если вы тратите 30 минут в день в социальных сетях и за мгновенными сообщениями, это в сумме составляет два с половиной часа в неделю. В году 52 недели. Пятьдесят два помножить на два с половиной составляет 130 часов. Сто тридцать часов составляет более трех 40-часовых рабочих недель, которые вы тратите на социальные сети и болтовню в сети каждый год. Это прямо как второй отпуск.

Думаете, я излишне драматичен? Может быть и так. Но вам следует осознать, как посещение подобных сайтов сказывается на вашей производительности. Тридцать минут в день в среднем эквивалентны потере трех с лишним недель рабочего времени в год. И даже если вы будете проводить за теми же занятиями всего по 10 минут в день, это равно целой недели работы в год. Вот это да.

Я не запрещаю вам эти занятия. Я просто прошу вас подсчитать итоговые цифры. Когда вы это сделаете, вы сможете повысить свою эффективность, перенеся социальную болтовню на специально выделенное время в течение дня, когда вы и так отдыхаете от работы. Поверьте мне, тот классный остроумный комментарий, которые вы хотели запостить на Facebook, может подождать.

6. Стройте расписание по уму

Те из вас, кто стремится говорить грамотно (да-да, я слышал, что встречаются и такие), употребляют это выражение нечасто. Почему? Я забрал его себе. Что оно означает? В двух словах: познай самого себя, познай свою эффективность.

Давным-давно я понял, что вопросы, требующие более детального мыслительного процесса, я решаю максимально эффективно по утрам. В их число входят сложные юридические записки по делу, юридические исследования, рассмотрение сложных контрактов и тому подобное. После обеда я предпочитаю решать вопросы, которые требуют чуть меньше концентрации, но объем которых значительно больше, например, ответ на вопросы по электронной почте или разбор телефонных звонков.

Суть состоит в том, что вам следует знать пик своей производительности в отношении к задачам, которые вы поставили себе на сегодняшний день. Тогда вы сможете составить график насущных задач на день с учетом своих сильных сторон или слабостей. По уму.

7. Сконцентрируйтесь. Не хватайтесь сразу на несколько дел

И наконец, мы часто слышим о людях, которые могут успешно выполнять несколько задач одновременно. Браться сразу за три дела. Но мы в последнее время все чаще приходим к выводу, что выполнение нескольких задач одновременно убивает эффективность. Коротко говоря, если вы делаете сразу несколько дел, ваше внимание поделено между несколькими целями. Это подрывает рациональность, с которой вы смогли бы завершить любую из них по-отдельности. Вы мне не верите?

Проведите простейшее испытание. Откопайте в своем расписании несколько задач, которые вы выполняет изо дня в день. Возможно, в начале дня вы принимаете телефонные сообщения и проверяете электронную почту, чтобы узнать, какие письма требуют немедленного ответа, а какие могут подождать. Проследите, сколько времени у вас занимает каждая задача, выполняемая отдельно. Теперь сделайте вот что. Проверьте одно письмо и остановитесь. Проверьте одно сообщение и остановитесь. Вернитесь назад и проверьте следующее письмо, а потом снова остановитесь. Вернитесь назад и проверьте следующее голосовое сообщение, а потом остановитесь, и так далее, и тому подобное. Что заняло у вас больше времени? Выполнение двух отдельных задач самих по себе или выполнение обеих из них одновременно? Я готов поспорить, что дело шло быстрее, когда вы концентрировали внимание на чем-то одном.

Но это был просто пример. Сконцентрировав внимание на одном деле за раз, вы обычно сможете достичь цели быстрее, чем если бы вы занимались двумя или тремя делами за раз. Сфокусируйтесь на одной цели, добейтесь ее и переходите к следующей цели в своем ежедневном списке.