Многозадачность - это навык, который важен в различных областях работы и бизнеса. Однако неправильное использование многозадачности может нанести ущерб нашей производительности и умственной работоспособности. Когда многозадачность используется правильно, она может стать отличным инструментом для выполнения нескольких задач одновременно, но если в результате вы берете на себя слишком много обязанностей сразу, вы можете испытывать беспокойство по поводу чувства неправильного принятия решений.
Мы собрали 10 советов, которые помогут вам эффективно использовать многозадачность на работе.
1. Установите себе реальные цели
Взятие на себя слишком большого количества задач может вызвать ненужный стресс и беспокойство. На работе мы часто даем себе работу, которую хотим закончить в определенный день или неделю, в то время как лучше разделить ее на более мелкие части, с которыми легче справиться. Вместо того, чтобы чувствовать себя побежденным, когда мы не справляемся с длинным список дел, убедитесь, что вы поставили перед собой реальные цели.
2. Дайте себе достаточно времени для выполнения задач
Сначала важно понять, сколько времени вам нужно для выполнения задач, на самом высоком уровне, чтобы вы могли управлять ожиданиями своей команды. Когда вы делаете слишком много вещей одновременно и не даете себе достаточно времени для их завершения, многозадачность может вызвать у вас ненужный стресс. Убедитесь, что вы установили реальные временные рамки для выполнения задач. Если вы этого не сделаете и закончите позже, вы только подвергнете себя дополнительным нервным расстройствам.
3. Составьте список
Написание списков или использование организационных инструментов, таких как Excel или Trello, поможет вам чувствовать себя уверенно в объеме работы, которую вы должны выполнить. Когда вместо записи списка вы оставляете его исключительно в памяти, а работаете многозадачно, очень вероятно, что вы забудете что-то существенное. Написание списка дел с кратким объяснением с каждым из них создает нам простой список дел на данный момент.
4. Установите иерархию важности ваших задач
Когда у вас есть письменный список задач, вам будет легче ранжировать их с точки зрения важности. Приоритет дает вам уверенность в том, что наиболее важные задачи будут выполнены вовремя. Это также позволяет нам управлять ожиданиями бизнеса в тот момент, когда возникает новая задача, перед которой вам нужно разобраться в предыдущих делах и полностью подготовиться к ней.
5. Планируйте свою неделю день за днем
Как только вы определили приоритеты своих задач, вы можете приступить к планированию своего календаря на каждый день недели. Таким образом, вы будете планировать все свои задачи, которые вы будете решать каждый день; кроме того, вы сможете определить, есть ли дни, когда вы могли бы сосредоточиться исключительно на приоритетных задачах. Дайте себе время сосредоточиться и спланировать, и это поможет вам работать многозадачно более эффективно в течение недели.
6. Если можете - сгруппируйте свои задачи
Выполнение совершенно разных задач одновременно может вызвать путаницу. При планировании своей рабочей недели убедитесь, что вы сгруппировали похожие задачи - вам будет легче перемещаться между ними, когда они распределены по группам, и вы успеете выполнить работу вовремя.
7. Работайте в равномерном темпе
Когда у вас есть много дел, легко почувствовать, что вам нужно спешить, чтобы выполнить их, однако это будет контрпродуктивно. Работайте в постоянном темпе, так вы ничего не пропустите и сможете закончить работу как можно лучше.
8. Старайтесь не отвлекаться
Когда вы заняты и работаете над множеством разных задач, важно не отвлекаться. Во время усиленной работы сообщите коллегам, что вам нужно больше времени, чтобы сосредоточиться, и вас нельзя беспокоить, если случай не является неотложным или срочным.
Надевание наушников - отличный способ избавиться от шума и сосредоточиться на задаче, которую вы выполняете.
9. Делайте регулярные перерывы
Работа безостановочно в течение дня ни в коем случае не поможет вам выполнять свои обязанности на высоком уровне. Обеспечьте себе короткие перерывы в течение дня. Возвращаясь с перерыва, вы можете заметить ошибки, которых раньше не видели.
10. Держите фокус
Это легче сказать, чем сделать, однако, сохраняя фокус, важно выключить телефона в рабочее время или не проверять электронную почту каждые полчаса. Все это поможет вам оставаться сосредоточенным и выполнять задачи из списка быстрее, чем если бы вы постоянно отвлекались от работы.
Сергей, www.vitamarg.com