Это 2 часть статьи 33 совета по тайм-менеджменту (советы с 11 по 22)

11-й совет тайм менеджмента. С умом используем время в пути и в ожидании

Для начала предлагаю вам самим подсчитать, сколько же времени в день вы тратите на дорогу и на стояние в различных очередях. Посчитали? У меня получилась цифра около 3 часов. Теперь умножьте эту цифру на количество дней в году: 3*365=1095 часов или 45 дней. Это огромное количество времени!!! За это время можно освоить новую университетскую дисциплину, можно выучить иностранный язык, прочить все те книги, которые вы планировали, написать научную работу.  Что же нам поможет продуктивно использовать время в дороге или в ожидании: книги, аудиокниги, ноутбуки и другие устройства, где можно выполнять всевозможные задания.

Для автомобилистов подойдут аудиокниги. Тратя каждый день всего несколько часов в дороге на углубление знаний в выбранной сфере, за год вы станете экспертом.

Подумайте и запишите как минимум 5 вещей, которые помогут вам в достижении ваших целей и которые вы сможете делать в пробках или когда вы ждете в очереди. Это может быть прочтение книги по специальности, аудиокурсы иностранного языка – что угодно.
________________

________________

________________

________________

________________

12-й совет тайм менеджмента. Делегирование

У всех нас есть  ограниченный и невосполняемый ресурс – это время. Мы не можем сделать так, чтобы в сутках было 25 часов, а не 24. Но мы можем сделать так, чтобы максимально освободить наше время для тех людей и занятий, которые нам по – настоящему важны, дороги и интересны.

Делегирование в этом отношении является очень хорошим инструментом.  Что из себя представляет делегирование. Простым языком, делегирование – это когда что-то делают за вас. Например, вместо того, чтобы самому мыть свою машину вы обращаетесь в автомойку и экономите свое время. Или вместо того, чтобы самому искать отели, бронировать авиабилеты и т.д., вы обращаетесь к услугам туроператора.

Когда делегирование уместно?

Сразу скажу, что делегированию будет посвящена отдельная статья. Здесь же я перечислю пару принципов, которыми я руководствуюсь при делегировании.

1. Я вычисляю, сколько стоит час моего рабочего времени. Для этого я делю все заработанные за год деньги на количество рабочих часов. При работе 5 дней в неделю по 8 часов получается около 2000 часов. Теперь я знаю, сколько стоит час моего рабочего времени. Допустим, это составляет 500 рублей в час.

2. Я делегирую все те задачи, которые стоят меньше, чем 500 руб/час. Например, мне нужно два часа, чтобы забрать товар из интернет магазина (для меня это будет стоить 1000 рублей) или же есть вариант воспользоваться услугами курьера – 300 рублей. Конечно, я веберу второе.

Второй пункт, кстати, можно отнести и к экономии. Очень часто я вижу, как люди тратят по несколько часов в дороге, чтобы сэкономить пару сотен рублей на покупке, хотя за это время они могли бы заработать в несколько раз больше.

3. В одной из ранних статей я говорил о том, как можно эффективно использовать время в дороге. Поэтому когда я свободен от работы и других дел, я могу сам совершать поездки, так как это время я провожу с пользой.

4. Я слышал утверждение, что нельзя делегировать важные и срочные дела, так как существует риск, что задачи не будут выполнены должным образом и в срок. На мой взгляд, все здесь зависит того, какая эта задачи и от того, насколько вы уверены в тех, кому делегируете ее выполнение.

5.Делегирование не является волшебной пилюлей. Главное, я считаю, - это научиться получать удовольствие от любого дела, которым ты занимаешься. На эту тему есть очень хорошая книга и фильм: «Путь мирного воина».

Тем не менее, начните применять делегирование уже сегодня и ощутите, насколько больше свободного времени у вас стало.

14-й совет тайм менеджмента. Сообщайте другим о том, сколько у вас в распоряжении есть времени

В этот раз я решил последовать примеру проектировщиков и исключить совет под номером 13 так, как они не делают этажей под номером 13 в зданиях.

Одним из видов моей деятельности является коучинг. И в начале каждой коуч сессии я задаю своим клиентам один и тот же вопрос: «Скажите, а что было бы для вас идеальным результатом на этот час или на эти 45 минут?» Что делает этот вопрос: он сразу задает определенные рамки для нашего мозга, как бы программирует на результат, программирует его на то, что все необходимо сделать за 45 минут. Вы никогда не задумывались, почему в институте есть студенты, которые начинают писать диплом еще в начале семестра, а есть и те, кто делает это в последний день перед защитой и тоже все успевают. И дело здесь не только в интеллектуальных способностях: наш мозг устроен так, что какую бы временную рамку мы ему не поставили, он сделает все возможное, чтобы в нее уложиться. Вот почему при постановке целей так важно написать время достижения результата.

Думаю, что с тем, зачем говорить о том, сколько у вас есть свободного времени, мы немного разобрались. А зачем же говорить о том, сколько стоит ваше время? Очень просто: этот вопрос хорошо отрезвляет, особенно если разговор идет не с подчиненным, а с клиентом. У некоторых моих коллег - коучей цена часовой коуч сессии доходит до 1000$. Когда ты знаешь, что этот час тебе, как клиенту будет стоить такую сумму, ты, скорее всего, мобилизуешь все свои ресурсы и будешь максимально включенным.

Но про деньги говорить вполне не обязательно. В большинстве случаев (как в бизнесе, так и в повседневной жизни)  я ограничиваюсь тем, что говорю своему собеседнику, что у меня есть час или 2 часа свободного времени. И все это понимают – все разговоры мы заканчиваем в срок, а иногда и раньше.

Говорите о том, сколько времени у вас есть в запасе. Ваше время будут ценить еще больше. Хочу заметить, что многие из окружающих и не подозревают, что у вас есть какие-то дела, они не задумываются, что вы можете куда-то спешить, и делают все в темпе, удобном для них, а не для вас. Причем  делают это по привычке и по незнанию вашей загруженности.

Итак, подведем итоги:

1. Сообщайте своим собеседникам о том, сколько у вас в распоряжении есть свободного времени.

2. Сообщайте о том, сколько стоит ваше время. Делать это нужно не всегда и там где это уместно, чтобы собеседнику не показалось, что вы пытаетесь вознести себя выше него.

3. Используйте очень сильный коучинговый вопрос: «Что будет для вас лучшим результатом на эти 45 минут?». Используйте его на совещаниях и при личных встречах.

15-й совет тайм менеджмента. Избавляемся от старых и ненужных вещей

Давайте подумаем, как это относится к тайм менеджменту. Вспомните, что с вами происходит, когда вы заходите в музей, на интересную выставку или в большой магазин. Да, глаза сразу разбегаются, хочется все посмотреть. Время пролетает незаметно. То же самое происходит и в повседневной жизни. Большое количество скопившихся у вас ненужных вещей занимает не только место в квартире, но и ваше внимание, а значит, беспощадно тратит ваше время.

Найдите у себя как минимум 3 ненужных вещи и выкиньте их прямо сейчас. Это могут быть старые книги, журналы, одежда, предмет мебели и т.д. Сделайте это до того, как вы продолжите читать дальше. Если вам жалко выкидывать - отдайте их кому-нибудь.

Надеюсь, что вы выкинули эти три вещи. Может быть, их оказалось больше.

Что вы при этом чувствуете? Лично я чувствую приятную пустоту. Как будто внутри меня освободилось место для чего-то нового.

16-й совет тайм менеджмента. Берегите свое время

Скажите, что будет, если я вас попрошу взять 10 тыс. рублей и выкинуть их в помойку, сжечь, или просто отдать их кому–нибудь  без особой нужды.  Вы, подумаете, что я сумасшедший: как же просто так выкидывать деньги, мы же на их заработок потратили и силы и время.

А что, если так же начать относиться к своему времени: не выкидывать его в помойку, смотря телевизор и читая желтую прессу, проводить свое время с теми людьми, которые для вас важны.

Можете сделать простое упражнение: помните, в одной из статей мы говорили о том, сколько стоит час вашего времени. Подсчитайте, пожалуйста, сколько часов в неделю вы тратите на бесполезные и ненужные вещи. Теперь умножьте количество часов, на стоимость вашего времени. Посмотрите, какая сумма получилась! А  на какую сумму вы себя обкрадываете за месяц, за год?

Я предлагаю сделать упражнение не для того чтобы вы во всем видели деньги, а для того, чтобы вы просто смогли измерить то время которое проходит бесследно. Более того, я считаю, что время нужно больше проводить, концентрируясь на том, что тебе нравиться, а не на том, как больше заработать. Но иногда деньги являются очень хорошим измерителем.

Помните, насколько ценно ваше время во всех отношениях и пусть тайм менеджмент вам в этом поможет.

17-й совет тайм менеджмента. Матрица Эйзенхауэра

16-й совет был о ценности времени для нас и почему важно понимать, на что мы тратим свое время. Также я очень часто упоминал слово «важно для вас». О важности дел мы тоже сегодня поговорим.  Для начала предлагаю разобраться, почему же Матрица Эйзенхауэра так называется?

Дуа́йт Дэ́вид Эйзенха́уэр – американский  политический и военный деятель, генерал армии (1944), 34-й президент США. Дэвид Эйзенхауэр, очевидно, был очень занятым человеком. Он придумал разделять все свои цели и задачи на четыре категории в зависимости от важности и срочности.

Квадрат А Матрицы Эйзенхауэра – дела важные и срочные

Важные и срочные дела. Это те дела, которые нужно делать здесь и сейчас. Они могут касаться здоровья, семейной жизни, работы (когда время проекта подходит к концу),это может быть авария. Самый простой пример – это пожар. Пожарники и жители дома должны действовать срочно, так как их действия, важны для их жизней.

Квадрат B Матрицы Эйзенхауэра – дела важные и несрочные

Это очень важный квадрат. Важными и несрочными делами может быть создание семьи, (хотя для многих это становиться и срочным))), получение образования, покупка квартиры, осуществление твое жизненной миссии, нахождение своего призвания, выполнение долгосрочного проекта на работе. Это те дела, которые нужно делать систематически, каждый день, посвящая значительно время и ресурсы их выполнению.

Квадрат С Матрицы Эйзенхауэра – дела неважные, но срочные

Дела из этого квадрата можно смело делегировать другим. Неважными, но срочными делами может быть чья – та спонтанная просьба, телефонный звонок или приглашение на вечеринку сегодня вечером, это может быть заказ от клиентов.  Более того очень часто в этот квадрат попадают дела неважные и несрочные из квадрата D.

Квадрат D Матрицы Эйзенхауэра – дела неважные  и несрочные

D – Delete or Delegate – удалите или делегируйте эти дела. Да, именно так, лучше полностью избавьтесь от подобных вещей в своей жизни. Такими неважными и несрочными делами могут быть: просмотр телевизора, сигареты, алкоголь, чтение новостей в интернете и т.д.

Прямо сейчас вы можете взять лист бумаги и начертить на нем подобную матрицу. Разбейте все свои цели и задачи по квадратам. Посмотрите, что получилось.

О том, почему наши цели не достигаются, можно прочитать здесь

А пока предлагаю выполнить упражнение и еще на один шаг приблизиться к своим целям. Выполнив упражнение, вы сможете понять, что же вам необходимо делать прямо сейчас, а что можно отложить или вообще не делать. Описанный метод работает как для долгосрочных, так и для краткосрочных целей и задач. Овладев этой несложно методикой, вы сможете с легкостью расставлять приоритеты.

P.S. Не думайте, что вам каждый день придется чертить подобную матрицу, хотя я рекомендую это делать. Через несколько месяцев применения данной техники вы будете разбивать дела по срочности и важности автоматически – это только вопрос времени и вашего усердия.

18-й совет тайм менеджмента. Секреты Матрицы Эйзенхауэра

Я раскрою пару секретов, о которых часто не говорят, когда рассказывают про матрицу Эйзенхауэра.

Секрет 1

После того, как вы записали все свои цели и задачи по важности и срочности, еще раз взгляните на получившуюся картину. Посмотрите на каждый квадрат и задайте себе следующие вопросы: Почему я внес именно эту задачу именно в этот квадрат? Что в ней такого важного или срочного или наоборот? Могу ли я переместить какую-нибудь задачу из этого квадрата в другой? Если да, то в какой?

Как–то раз я работал с человеком, у которого в квадрате важно-срочно была только работа, а семья, друзья и здоровье у него находились в других. Этот человек жаловался на то, что у него не очень хорошие отношения с друзьями и что он, очень сильно устает за день. Посмотрев на матрицу, все для него стало ясно, теперь много рабочих задач он переместил в раздел важно но несрочно или делегировал. Таким образом, у него остается много времени на общение с друзьями и отдых. А на вопрос, почему он сначала поместил все рабочие цели и задачи в квадрат срочно-важно, он ответил, что просто так привык. Но на самом деле срочности и важности не было.

Секрет 2

Планируйте свой день так, чтобы важные и срочные дела составляли не более 30-40% всего времени. Также делайте достаточные перерывы между такими делами. Это позволит сохранить свои нервы и деньги, если что-то пойдет не так.

Некоторые люди любят приезжать в аэропорт  к самому концу регистрации. Во-первых, они могут не успеть. Во-вторых, они всю дорогу до аэропорта и в самолете нервничают, так как есть возможность опоздать, а могли бы продуктивно работать, читать книгу или отдыхать. Таким сэкономленное время в дороги до аэропорта отнюдь не экономит время.

Или же, когда назначаешь 2 важные встречи подряд,  1 человек может опоздать, тогда придется сдвигать вторую, а первую вы отменить не можете, так как она важная и срочная.  А теперь представьте, что уже распланирован весь день, тогда, если 1 человек задерживается, то все ваше расписание летит к чертям. Но если сделать подушку безопасности в виде достаточно большого перерыва между встречами, то это вас спасет.

Секрет 3

Зачастую мы сами делаем дела важными и срочными одновременно. Если все важные дела делать своевременно, то авралов возникать не должно. Более того всегда можно спросить свое руководство,  партнеров и клиентов, насколько быстро нужно выполнить ту или иную задачу. Очень часто оказывается, что можно закончить проект и к более позднему сроку.

Я уверен, что эти 3 секрета помогут вам более эффективно использовать Матрицу Эйзенхауэра.

Практикуйте их каждый день, и они станут привычкой!!!

19-й совет тайм менеджмента. Чистота и порядок на рабочем месте

Чистота и порядок на рабочем месте сэкономят вам море времени. Вы не будете отвлекаться на ненужные вещи, все ваше внимание будет сконцентрировано на работе.

Мне сразу вспомнился случай, когда я был загружен делами и мое рабочее место походило на зону боевых действий. Там валялись различные бумаги, ручки маркеры, мой ежедневник – все что угодно. Иногда на поиск какой – то одной бумаги у меня уходило до 10-15 минут. Конечно же, было бы намного легче убраться и сэкономить время.

Вот вопрос, который перевернул мое отношение к порядку на рабочем месте, его я услышал на одном из семинаров.

Стали бы вы работать с человеком, чье рабочее место выглядит, как ваше?

После того, как я впервые задал себе этот вопрос, мое рабочее место находится в порядке.  а

20-й совет тайм менеджмента. Эффективная работа с электронной почтой

Мы все так или иначе связаны с электронной почтой и, оптимизировав работу с ней, можно получить много свободного времен. Я перечислю несколько советов, которые вам в этом помогут.

Проверяйте электронную почту в определенное время, например в 10 часов утра и в 10 часов вечера. Проверка своего почтового ящика каждые 5 минут отнимает кучу времени. Много людей, с кем я работаю и общаюсь так и пишут на сайте или говорят: я проверяю свою почту тогда – то и тогда-то. Или можете говорить, что отвечаете на почту в течение дня или в течение недели. Конечно, не стоит откладывать проверку почты, если вы знаете, что есть очень важное и срочное письмо.

Сразу же принимайте решение, что делать с полученным письмом: отправить в корзину, прочитать и удалить, ответить, переслать. «Висящие» письма отнимают много внимания, а значит, времени.

Создайте папки для различных типов писем. Например, работа, рассылки, личное, образование, бизнес и т.д. В зависимости от своих приоритетов на данный момент вы всегда будете знать, почту какой папки проверять первой.

Если у вас есть личный ассистент, работу с клиентами можно делегировать ему, кроме тех случаев, когда он не компетентен в решение данного вопроса.

Не оставляйте адрес своей электронной почты в анкетах, которые вас просят заполнить в магазинах: вам будет приходить лишняя ненужная информация.

Не спешите оптимизировать. Если вам приходит несколько писем в неделю. Создание различных папок, ярлыков и т.д. противопоказано, т.к. это только все усложнит.

Внедрите эти советы уже сегодня и наслаждайтесь дополнительным свободным временем.

21-й совет тайм менеджмента. Ненужные бумаги

Еще один очень действенный способ, которым я пользуюсь уже долгое время. Уверен, что у многих из вас скопилось большое количество бумаг с разными записями, может быть квитанций и т.д. Что я предлагаю. Когда вы берете в руки очередной лист бумаги (который уже перекладывается с места на место несколько месяцев), задайте сене следующий вопрос: "Если я выкину этот лист, произойдет что-то страшное или непоправимое?" Если ответ отрицательный, то смело выкидывайте этот лист. Этим вы сэкономите себе уйму времени.

22-й совет тайм менеджмента. Система электронного документооборота

Если есть такие бумаги, которые вам нужны, но занимают много места в кабинете, их можно переложить в шкаф подальше. А для быстрого доступа к информации можно воспользоваться системой электронного документооборота или просто сделать сканированные копии документов. Важную информацию лучше разместить на электронных сервисах для хранения информации, например, Dropbox, Box.net или MediaMax. Теперь вы сможете получить доступ к своим файлам из любого места, где есть интернет.

На следующей странице вы найдете заключительные 10 советов по тайм менеджменту.