Как сохранить порядок на рабочем столе

Как сохранить порядок на рабочем столе

Хаос на рабочем месте снижает производительность, ведь многое зависит именно от пространства, в котором мы работаем. А когда под завалами оберток, кофейных стаканчиков и прошлогодних календарей невозможно найти нужный документ - это еще и пустая трата ценного времени. Итак: как хранить порядок на столе?

Политика чистого стола

Простое правило, которое помогает упорядочить не только пространство вокруг себя, но и мысли. Если предметов много, мы неосознанно распыляем внимание на все, что попадает в наше поля зрения. Поэтому вещей должно быть минимум.

Согласно этому принципу, необходимо оставлять на рабочем месте только те вещи, которые нам необходимы. Например, компьютер, деловой дневник, документы, которые будут использоваться именно сегодня. Максимум одна приятная «мелочь» - например, семейное фото, любимый кактус или другое дело.

Уборку всего лишнего полезно проводить каждый вечер. В некоторых компаниях такое правило общекорпоративное - то есть обязательное для всех сотрудников. Если в офисе за работниками не закреплены рабочие места, это дополнительно мотивирует на загромождать свое пространство.

Кстати, аналогичным принципом следует руководствоваться и при организации рабочего стола на компьютере удалять лишние папки, удобно размещать и сортировать документы. Это сэкономит кучу времени.

Свалка на столе

Важный атрибут, который позволяет сохранять чистоту рабочего места и сразу избавиться от всего ненужного - записей, оберток, стикеров, сломанных карандашей и тому подобное. Иначе хлам накапливается и мешает сосредоточиться.

Как сохранить порядок на рабочем столе

Альтернатива бумажкам

Многие работники по привычке пользуются разноцветными стикерами, однако эта практика не всегда эффективна. Когда бумажки накапливаются, они не выполняют свою функцию - напоминания, а наоборот, путают хозяина. К тому же, если их много, это создает настоящий разноцветный хаос. Есть смысл разместить в поле зрения единственный стикер, чтобы дополнительно фокусироваться на приоритете в работе в определенный день. В общем наборы стикеров целесообразно заменить на дневник или другой органайзер, который аккумулирует внимание, а не распыляет его.

Органайзеры для вещей

Если вы до сих пор работаете с большим объемом бумажных документов, следует разработать систему, которая позволяет их классифицировать. Например, это могут быть подписанные папки, коробки, лотки для входящих и исходящих документов (или других категорий, с которыми имеете дело). Главное - чтобы любой документ можно было быстро найти.

Вещи, которые не нужны ежедневно, можно разместить в ящиках рабочего стола. Или даже перенести в другой конец кабинета: офисные работники много сидят, и пройтись хотя бы несколько метров не помешает. К тому же, возможность на минутку отвлечься от проблемы позволяет «переключиться» и найти новое решение. В «дальний ящик» следует положить не только несрочные документы, книги и т.д., но и лишнюю канцелярию - вряд ли на столе нужно сразу 15 ручек.

Еще одна полезная вещь - коробочка или корзинка для мелочей, которые время от времени попадают в наше пространство, а выбросить сразу не позволяет привычка. Такую емкость необходимо регулярно «перетряхивать» и опустошать.

Как сохранить порядок на рабочем столе

График уборки

Блиц-клининг следует проводить каждый вечер - перед тем, как идти домой: выбросить мусор, подготовить все необходимое для следующего рабочего дня, идеально - сделать небольшую влажную уборку.

«Генеральную» уборку также необходимо проводить регулярно - например, ежемесячно, перед отпуском, Новым годом - у каждого свой график. Если же сформировать привычку не накапливать мусор, необходимость в таких ревизиях просто исчезнет.

Европейская система 5S

Эта методика организации рабочего пространства является инструментом бережливого производства, однако применять ее основные принципы может каждый работник - в частности, в офисе. Система предусматривает 5 шагов:

  1. Seiri, сортировки. Необходимо собрать ненужные для работы вещи, чтобы утилизировать их или разместить в месте хранения, но не на рабочем столе.

  2. Seiton, соблюдение порядка. Основная идея - оставить в рабочем пространстве только нужные предметы, определить для каждого оптимальное место и разместить так, чтобы удобно было дотянуться.

  3. Seiso, соблюдение чистоты. То есть регулярная уборка.

  4. Seiketsu, стандартизация процесса. Первые три шага необходимо сделать привычкой, а значит - выполнять систематически. Если этими принципами решено пользоваться всей командой - полезно подготовить инструкцию или визуализацию и разместить ее на видном месте.

  5. Shitsuke, усовершенствование порядка и дисциплина. Согласно этому принципу, правила безопасности, чистоты, аккуратности рабочего места нужно выполнять системно и постоянно проверять результат.

Переход в «цифру»

Множество функций, выполняемых с помощью вещей, которыми завален рабочий стол, можно оцифровать, то есть реализовать с помощью приложений. Например, планировать, фокусироваться, даже использовать идею со стикерами. Если овладеть эти полезными возможностями - на рабочем столе станет больше свободного места.

Лимит на украшения

Украшать свое рабочее место можно и даже полезно: исследования показывают, что растения, фотографии семьи и другие варианты персонализации рабочего места позволяют работать эффективнее. Например, по данным исследования обозревателя BBC Capital Джона Кроули - на 15%, в частности потому, что так люди чувствуют контроль над собственным пространством. Однако необходимо знать меру: если стол превращается в свалку магнитов, открыток и других забавных-милых мелочей, работать будет сложно. Оптимально иметь на столе не более 1-3 важных личных вещей.

Перевод для www.vitamarg.com

Будем благодарны, если поделитесь статьей:

Читайте также:Самое популярное и лучшее:

Добавить комментарий

Все e-mail будут надёжно скрыты, а любой спам будет удалён.


Защитный код
Обновить

Рекомендуем

Хобби
Самопознание
Здоровый образ жизни
Как улучшить зрение
Саморазвитие
Создание сайта самостоятельно
Выпадение волос причины
Посмотреть хорошие фильмы
Продвижение сайтов
Загрязнение окружающей среды
Как стать богатым
Вред алкоголя
Коко Шанель цитаты
Сыроедение
Аюрведа
Улыбка